Administrar um condomínio não é uma tarefa fácil e exige conhecimentos sobre uma série de questões, inclusive legais. Uma dessas questões diz respeito ao tempo mínimo de guarda de documentos, já que alguns deles podem ser solicitados a qualquer momento e devem ser entregues dentro do prazo de alguns dias.

Com isso, surge a dúvida: quais são esses documentos, como e por quanto tempo o síndico precisa guardá-los? Acompanhe o post de hoje e saiba mais sobre a guarda dos principais documentos do condomínio:

Planta do condomínio

A planta do é, sem dúvidas, o documento mais importante que o condomínio possui. É com esse documento que podem ser planejadas obras e diversas modificações, além de garantir a segurança de todos que moram no local.

Graças a isso, a planta do condomínio deve ser guardada de maneira permanente, ou seja, ela deve ficar para sempre nos registros do condomínio. Assim, sua conservação é indispensável para que ela possa ser acessada sempre que necessário.

Orçamentos e contratos de obra

Já os orçamentos e os contratos de obra dizem respeito aos documentos fornecidos por construtoras e profissionais em geral que precificaram ou mesmo chegaram a realizar qualquer tipo de obra no condomínio.

Para a segurança e prestação de contas, portanto, é necessário manter esses documentos guardados pelo período mínimo de validade e garantia. Normalmente, cada obra e cada orçamento possuem um período específico de garantia, que deve ser observado para que os documentos possam ser guardados adequadamente.

Apólices de seguro

As apólices de seguros de qualquer natureza devem ser guardadas por, no mínimo, cinco anos a partir da vigência do contrato. Em caso de renovação, deve-se guardar a antiga e a nova apólice de maneira cumulativa. Imagine, por exemplo, que um condomínio fez um seguro de 2 anos. Após esse período, ele decidiu renovar ou mudar de seguradora. Assim, a primeira apólice deve ser mantida por mais 3 anos e a segunda, por mais 5 anos.

Livros de atas de assembleia

Os livros de atas de assembleia reúnem basicamente tudo o que foi disposto nas diferentes assembleias de condomínio, como quais mudanças foram aprovadas e quem participou dessas reuniões.

Considerado um dos documentos mais relevantes para condomínios, esse livro também precisa ser mantido de maneira permanente, o que significa que ele deverá ser guardado para sempre enquanto o condomínio estiver em atividade.

Pastas de prestações de contas

As pastas de prestações de contas, por sua vez, são demonstrativos de como a taxa de condomínio foi gasta, assim como outros valores arrecadados. Como é direito dos condôminos fazer uma consulta da prestação de contas para garantirem que seu dinheiro foi usado devidamente, essas pastas devem ser guardadas por um período mínimo de 10 anos.

Documentos trabalhistas

A maioria dos condomínios também possui ao menos um funcionário, que deve ser contratado segundo o regimento das leis trabalhistas. Com isso, as obrigações de guardar os documentos trabalhistas de um condomínio se assemelham a de uma empresa ou qualquer outra pessoa jurídica.

A folha de pagamento, por exemplo, deve ser mantida por 35 anos, assim como o FGTS. Os exames médicos devem ser mantidos por 20 anos e os holerites, por 10 anos. Livros de inspeção do trabalho, prontuários de funcionários e processos trabalhistas devem ser mantidos de maneira permanente.

Saber por quanto tempo deve ser feita a guarda de documentos do condomínio é muito importante para evitar problemas com a Justiça em geral, como com o Ministério do Trabalho. Com isso, há segurança para o síndico, para os moradores e para todo o condomínio em geral.

Fonte: http://blog.acolweb.com.br/por-quanto-tempo-deve-se-fazer-a-guarda-de-do...